‘Is het overleg fysiek of via Teams?’ Een vraag die vrijwel iedereen die op kantoor werkt inmiddels kan dromen. Sinds de coronapandemie is het heel normaal geworden om een digitaal overleg te plannen. Immers, waarom zou je twee keer een uur rijden om vervolgens een uur te overleggen? Het scheelt je een hoop reistijd, het is duurzamer en je creëert daarmee ruimte in je agenda om ander werk te doen. Maar kijken we naar de informatieoverdracht, dan is het maar de vraag of digitale overleggen goed werken. Han, Cores-Sarría en Zhou (2024) hebben hier onderzoek naar gedaan.
Vier vormen van communicatie
De gemiddelde werknemer gebruikt vier vormen van communicatie. De eerste is volledig geschreven communicatie, bijvoorbeeld een e-mail of WhatsApp bericht. De tweede is een gewoon telefoongesprek waarbij je elkaar alleen hoort. De derde is een videogesprek, zodat je elkaar kunt horen en zien, zij het digitaal. En de vierde vorm is een fysiek gesprek, waarbij je elkaar ziet, hoort en ook lichaamstaal een belangrijk onderdeel is van communicatie. Gaat het om louter informatie, dan zie je een toenemende hoeveelheid informatie die wordt overgedragen van vorm één naar vorm vier.
Communicatie en informatieverwerking
De vraag die Han et al. (2024) hadden was of de gekozen vorm van communicatie iets zegt over het effect daarvan. Daarnaast bepaalt de manier van communicatie doorgaans ook op welke wijze informatie verwerkt wordt door de ontvanger ervan. Om hier zicht op te krijgen, hebben de onderzoekers het Dynamical Interpersonal Communication Systems Model ontwikkeld. Daarmee kan worden bekeken of een bepaalde communicatievorm ook daadwerkelijk zorgt voor informatieoverdracht en of de communicatie werkelijk twee kanten op werkt zoals het normaal gesproken hoort te zijn.
Alleen audio: emotionele intensiteit
De eerste communicatievorm die de onderzoekers hebben bekeken bestaat alleen uit audio, bijvoorbeeld een telefoongesprek. Hierbij viel op dat mensen hoog scoorden op emotionele intensiteit. Dat kan handig zijn op het moment dat je echt even je hart wilt uitstorten of beklag wilt doen over een bepaalde situatie. Voor andere doeleinden van informatieoverdracht kun je beter op een andere manier communiceren.
Visuele communicatie kost minder cognitieve capaciteit
Een tweede resultaat was dat visuele communicatievormen om minder cognitieve capaciteit vragen. Dat wil zeggen dat je minder moeite heeft te doen om iets te begrijpen. Voor complexe situaties of issues is het dus verstandiger om niet de telefoon te pakken, maar in ieder geval te kiezen voor een visuele vorm van communiceren. Dat kan per videobellen of via een live afspraak.
Fysiek overleg versus videobellen
Wanneer je een fysiek overleg inplant, heb je zowel visuele als auditieve communicatie: je spreekt en ziet de ander. Uit het onderzoek van Han et al. (2024) blijkt dat bij fysiek overleg zowel de cognitieve capaciteit die nodig is lager is en het emotionele component van communicatie beter overkomt dan bij digitale audiovisuele communicatie, oftewel videobellen. Wat betekent dat de informatieoverdracht op meerdere vlakken het best verloopt.
Videobellen of niet?
Het onderzoek laat zien dat videobellen niet per se slecht is, maar dat het wel afhangt van de boodschap die je wilt overbrengen. Wanneer het gaat om complexe situaties of problemen, is het communicatief gezien beter om een fysiek overleg in te plannen. Voor simpele vragen of informatie waarbij je niet veel hoeft na te denken, is het beter om de telefoon te pakken. Daarbij kan juist de visuele informatie afleiden van waar het om gaat. Videobellen zelf doe je dan weer wanneer je wel iets ingewikkelds wilt bespreken, maar daar weinig emotie bij komt kijken.
Juiste communicatiemiddel is betere informatieoverdracht
Het onderzoek laat zien dat de manier van communiceren effect heeft op hoe informatie wordt overgedragen en verwerkt. Door de juiste communicatievorm te kiezen, kun je dus beter je informatie bij de gewenste ontvanger krijgen. En het onderzoek laat ook gelijk zien dat een verkeerde vorm een averechts effect kan hebben. Je hoeft niet altijd te videobellen bij een vraag en tegelijkertijd is videobellen ook niet de oplossing voor de meest complexe en gevoelige situaties. Een goede afwisseling blijkt het best te zijn voor optimale communicatie.
Meer weten over dit onderwerp of andere artikelen op deze site? Stuur me een mail.
Bronnen
Han, J. Cores-Sarría, L. & Han Zhou. (2024). In-person, video conference, or audio conference? Examining individual and dyadic information processing as a function of communication system, Journal of Communication, 74 (2), 117–129.