In het kader van de Omgevingswet zijn overheden sinds 1 januari 2024 verplicht om aan te geven hoe de participatie bij een project is ingericht. En daarbij dienen ze ook aan te geven wat er met inbreng van de omgeving is gedaan. Dat betekent in sommige gevallen dat er meer aandacht aan participatie geschonken moet worden. Participatie staat niet gelijk aan het toekennen van alle ingediende wensen. Dat betekent dat je naast het honoreren van goede ideeën ook ingebrachte plannen zal moeten afwijzen. Maar hoe doe je dat op de juiste wijze, zodanig dat de ontvanger ook begrip heeft voor de afwijzing?
Zorg voor een helder participatieproces
Allereerst is een helder geschetst participatieproces van belang. Geef mensen mee wanneer er participatiemomenten plaatsvinden, waarover geparticipeerd kan worden en wanneer er een terugkoppeling mag worden verwacht. Uiteraard is het beste participatieproces een coproductie van de organiserende en deelnemende partijen, maar het is wel belangrijk om duidelijk aan te geven waar de participatieruimte zit. Je hebt er immers niets aan om te participeren over onderwerpen waar eigenlijk geen mogelijkheden voor aanpassing zijn.
Spreek af wat we onder participatie verstaan
Door als organisator en participant een gezamenlijke definitie te hebben van participatie kan er geen misverstand ontstaan over wat er onder de term verstaan wordt. Een andere uitkomst dan verwacht betekent bijvoorbeeld niet per definitie dat het participatieproces niet geslaagd is. En ook het niet gehonoreerd worden van jouw ingediende plan staat niet gelijk aan mislukte participatie. Sterker nog, als alle stemmen gehoord zijn, en er een goede belangenafweging heeft plaatsgevonden, is de participatie juist heel goed geslaagd. Ongeacht de uitkomst.
Belangenafweging
Als alle stemmen, wensen en belangen binnen een participatietraject bekend zijn, is het aan de organisator om de belangen af te wegen. Hierbij geldt ook weer dat inzichtelijk moet zijn aan de hand van welke indicatoren je een afweging maakt. Maar vervolgens komt het lastige moment dat je moet gaan uitleggen aan de deelnemers van het participatieproject waarom een ingediend plan toch geen doorgang vindt. Hierbij sta je vaak al met 1-0 achter, omdat de ontvanger van de boodschap teleurgesteld zal zijn. Hoe kun je het toch zo goed mogelijk doen?
Draai niet om de boodschap heen
Het belangrijkste bij een afwijzing: wees duidelijk en direct. Overheden hebben wel eens de neiging om eerst heel veel argumenten te presenteren, waaruit uiteindelijk de negatieve boodschap volgt. Maar zou jij dit zelf als ontvanger prettig vinden? Draai het eens om. Begin met het aangeven dat een plan geen doorgang kan vinden en licht dat in maximaal een paar regels toe. Daarmee is de boodschap voor de ontvanger direct helder en wordt er niet om de hete brei heen gedraaid. Veel mensen vinden die directheid juist heel prettig. Let daarbij wel op dat je niet onbeleefd of grof wordt.
Bereid je goed voor
Met alleen het brengen van slecht nieuws ben je er nog niet. De kans is namelijk groot dat de ontvanger van de boodschap vragen zal stellen over het waarom van een besluit. Daarom is bij minder fijn nieuws een goede voorbereiding cruciaal. Zorg ervoor dat je de argumenten op een rijtje hebt en dat je ook zelf de antwoorden weet op te verwachten vragen. Niets is zo vervelend als een antwoord als ‘dat is nu eenmaal zo’ of ‘wij denken er anders over’. Kom met inhoudelijke argumenten. En daarnaast is doorverwijzen naar collega’s ook geen goede tactiek. Tenzij het over heel inhoudelijke punten gaat, maar geef dan wel direct de contactgegevens zodat de ontvanger daar zijn of haar vraag kwijt kan.
Wees begripvol
Slecht nieuws gaat vrijwel altijd gepaard met teleurstelling. Toon daarom begrip voor de ingediende wens van een participant in jouw project. Dit loopt doorgaans gelijk op met de uitleg waarom iets niet door kan gaan. Kies daarbij wel zorgvuldig de formulering. Als je eerst aangeeft dat iets een ‘supergoed plan’ is, is het lastiger om daarna aan te geven dat het toch niet doorgaat. Begrip tonen betekent ook goed luisteren naar de mensen. Waar gaat het hen echt om en waarom is een bepaalde wens ingediend? Alleen als je doorvraagt, kun je daarachter komen.
Rond een participatietraject gezamenlijk af
Als je gezamenlijk een participatietraject in bent gegaan, zorg er dan ook voor dat dit gezamenlijk wordt afgerond. Een terugkoppeling op alle ingediende plannen is natuurlijk belangrijk, daarnaast is het goed om ook te kijken of je wellicht samen tot verslaglegging kunt komen. Daarmee heb je aandacht voor de participant en neem je geleverde inbreng serieus.
Meer weten over dit onderwerp of andere artikelen op deze site? Stuur me een mail.