Beter presenteren? Gebruik overgangszinnen in je presentatie

Een goede presentatie geven is lastig voor veel mensen. Het is natuurlijk spannend om voor een grote groep mensen je verhaal te doen. En dan ook nog op zo’n manier dat je toehoorders erbij blijven. Je wilt wel dat je publiek na afloop van de presentatie wat geleerd heeft en dat ze de informatie kan onthouden. Een manier om dat te bereiken is het gebruiken van overgangszinnen. Hoe? Ik leg het je uit als communicatiespecialist.

Wat is een overgangszin?

Een overgangszin is een passage in een tekst die het verband tussen onderdelen in een betoog verhelderen en benadrukken (Korswagen, 1993). Met deze zinnen kun je dus een verhaal aan elkaar knopen. Het voordeel hiervan is dat luisteraars de algehele lijn van een verhaal kunnen ontdekken (Osborn & Osborn, 1997). Met andere woorden, met het gebruik van overgangszinnen kun je je verhaal zodanig structureren dat je publiek begrijpt wat het ene onderwerp met het andere te maken heeft.

Overgangszin bestaat uit 2 elementen

Maar een overgangszin is niet zomaar een verbinding tussen twee tekstdelen, een goede overgangszin bestaat altijd uit twee elementen. Een samenvatting van wat gezegd is en een vooruitblik van wat de mensen kunnen verwachten (Korswagen, 1993). Bij een eindejaarspresentatie van een bedrijf kun je bijvoorbeeld zeggen: ‘Dit waren de cijfers van 2017, laten we nu eens kijken wat we verwachten voor 2018.’ In het eerste gedeelte vat je samen waar je het over gehad hebt, om vervolgens door te gaan met wat er gaat komen.

Overgangszin wordt vaak vergeten

Een veelgemaakte fout bij overgangszinnen in presentaties is dat presentatoren vergeten om de overgangszin duidelijk aan te geven. Lang niet elke spreker gebruikt goede overgangen, maar degenen die dat wel doen schieten nog wel eens tekort in het aankondigen. Wanneer je de aankondiging weglaat, moet het publiek extra moeite doen om verbanden te leggen en dit leidt al gauw tot aandachtsverlies onder de toehoorders.

Drie soorten overgangszinnen

Norrick (2008) schrijft dat er drie soorten overgangszinnen mogelijk zijn in presentaties: ‘verdeling’, ‘volgende’ en ‘vragen’. Bij een ‘verdeling’ kondig je aan dat er een aantal onderwerpen volgen die met elkaar samenhangen. Bij ‘volgende’ laat de spreker voortdurend weten waar hij is in zijn verhaal en wat er volgt. Een derde soort overgangszin is een vraag. Je sluit het onderdeel af met een vraag om vervolgens door te gaan met het antwoord.

Het effect van overgangszinnen in een presentatie

De vraag is natuurlijk wat precies het effect van het gebruik van overgangszinnen in een presentatie is. Andeweg en De Haan (2009) hebben hier onderzoek naar gedaan. Zij kwamen tot de conclusie dat toehoorders een presentatie meer samenhangend vinden wanneer er overgangszinnen worden gebruikt dan wanneer dit niet wordt gedaan. Volgens hun onderzoek lijkt het erop dat de luisteraar met een overgangszin beter voorbereid is op wat er komen gaat. Dit heeft vervolgens een positief effect op het distilleren van de boodschap en het onthouden van informatie. Het gebruik van overgangszinnen is dus altijd aan te raden bij het geven van een presentatie.

Samenhang, coherentie

Net als in een tekst is bij een presentatie de samenhang essentieel. Zodra jij een incoherent verhaal vertelt, is het voor het publiek lastig om de aandacht erbij te houden. Sterker nog, de kans is groot dat je je publiek snel kwijt bent en dat je informatie niet aankomt. Overgangszinnen zijn een manier om coherentie te creëren, maar je kunt ook gebruik maken van voegwoorden (dus, omdat, want). Luisteraars snappen dan dat onderdelen bij elkaar horen en dat bevordert de begrijpelijkheid van je presentatie.

Don’ts bij presentaties: het scherm aankijken

Ter afsluiting nog twee don’ts bij het geven van presentaties. De eerste is het niet aankijken van je publiek, maar kijken naar het projectiescherm. Niets is zo vervelend als een spreker die zijn publiek niet aankijkt. Het publiek gaat ervan uit dat jij de presentatie kent en dat je dus oogcontact zoekt met de luisteraars. Hoe meer interactie, hoe fijner het publiek de presentatie vindt. Bijkomend voordeel, wanneer je niet telkens naar het projectiescherm hoeft te kijken, kom je ook een stuk deskundiger over.

Don’ts bij presentaties: dia’s voorlezen

De tweede don’t bij het geven van een presentatie zal voor velen herkenbaar zijn: lees de dia’s niet hardop voor (Andeweg & De Haan, 2009). Het publiek is zelf prima in staat om de tekst van de dia te lezen, dat hoef je niet nog eens te doen. Een beter idee is om de informatie zeer summier op de dia te zetten en dit vervolgens zelf uit te breiden met jouw expertise. Zo weet het publiek van de dia direct waar je het over hebt en kun je vervolgens zelf laten zien dat je de kennis in huis hebt. Als je de adviezen uit dit artikel opvolgt, gaat jouw volgende presentatie al een stuk beter!

Meer weten over dit onderwerp of andere artikelen op deze site? Stuur me een mail.

Bronnen

Andeweg, B. & De Haan, C. (2009). Overgangszinnen in een powerpointpresentatie. Studies in Taalbeheersing, 17-29.

Korswagen, C. J. J. (1993). Drieluik mondelinge communicatie. Deel III: Doeltreffend leiding geven en deelnemen aan informatie-, discussie- en vergaderbijeenkomsten. Houten: Bohn Stafleu van Loghum.

Norrick, N. R. (2008). Discourse and semantics in The handbook of Discourse Analysis.

Osborn, M. & Osborn, S. (1998). Public speaking. 4^e ed. Boston: Houghton Mifflin Company.